1. Wie wij zijn
NeonFlowz is een handelsnaam van SaffrieDesign, gevestigd aan Mors 11d, 7151 MX Eibergen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 69389217. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die we via deze website, WhatsApp, e-mail en telefoon ontvangen.
Vragen over privacy? Mail naar info@neonflowz.nl of bel 085 080 69 71.
2. Welke gegevens we gebruiken
- Contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer.
- Je aanvraag: je logo of tekst, kleur- en formaatwensen, de plek waar het sign komt en eventueel een foto van je muur.
- Bestelgegevens: gekozen formaat, aantal, kleur, bezorgadres, opmerkingen en factuurgegevens.
- Betaalgegevens: of en wanneer je hebt betaald. Je bankgegevens verwerkt de betaaldienstverlener, niet wij.
- Berichten: wat je ons stuurt via WhatsApp, e-mail of je persoonlijke offertepagina.
- Technische gegevens: gegevens die onze hostingpartij automatisch vastlegt, zoals je IP-adres en het tijdstip van je bezoek, om de website veilig te laten werken.
- Een aanvraag die je nog niet verstuurde: wat je in het aanvraagformulier invult (zoals je logo, naam en e-mailadres) bewaren we al tijdens het invullen. Zo kunnen we je helpen als het versturen niet lukt of je halverwege stopt. Verstuur je de aanvraag niet, dan verwijderen we dit na 30 dagen.
- Herkomst van je aanvraag: via welke advertentie, campagne of website je bij ons kwam, bijvoorbeeld "advertentie op Google". Dit slaan we op bij je aanvraag, zodat we weten welke advertenties werken. We maken er geen profiel van je mee.
- Gegevens over je bezoek, alleen met je toestemming: welke pagina's je bekijkt en of je via een advertentie van Google of Meta kwam. Zie Cookies en meten.
Een foto van je muur kan toevallig ook personen of je woning laten zien. Stuur liever een foto waarop geen mensen staan.
3. Waarvoor we je gegevens gebruiken en op welke grond
| Doel | Grondslag (AVG) |
|---|---|
| Je gratis ontwerp en offerte maken en naar je sturen | Stappen op jouw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b) |
| Je bestelling produceren, bezorgen en afhandelen, inclusief garantie | Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b) |
| Contact met je houden over je aanvraag of bestelling | Uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub b en f) |
| Facturen en administratie bewaren | Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c) |
| De website beveiligen en storingen oplossen | Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f) |
| Foto's van je geplaatste sign tonen als voorbeeld van ons werk | Gerechtvaardigd belang, je kunt altijd bezwaar maken (artikel 6 lid 1 sub f) |
| Bijhouden via welke advertentie of website een aanvraag binnenkwam | Gerechtvaardigd belang: weten welke advertenties werken (artikel 6 lid 1 sub f) |
| Statistieken over het gebruik van de website en meten welke advertenties tot een aanvraag leiden | Alleen met je toestemming (artikel 6 lid 1 sub a). Je kunt die altijd intrekken |
AI bij het beantwoorden van berichten. Een deel van de antwoorden op je WhatsApp- en e-mailberichten stellen we op met hulp van AI (Claude van Anthropic), zodat je snel antwoord krijgt. Vragen over prijzen, kortingen en klachten worden niet automatisch beantwoord: die bekijkt eerst een medewerker. Vraag je of je met een mens praat, dan krijg je een eerlijk antwoord. Liever direct een medewerker? Zeg het in je bericht.
We sturen je geen nieuwsbrieven zonder je toestemming en we verkopen je gegevens nooit.
4. Met wie we je gegevens delen
We delen alleen wat nodig is. Met partijen die namens ons gegevens verwerken hebben we afspraken gemaakt over beveiliging en geheimhouding.
| Partij | Waarvoor | Welke gegevens |
|---|---|---|
| Vercel | Hosting van de website en het aanvraagformulier | Formuliergegevens en technische gegevens |
| Supabase | Ons klantsysteem en de opslag van bestanden (servers in de EU) | Contact-, aanvraag- en bestelgegevens |
| Resend | Versturen van e-mails over je aanvraag en bestelling | Naam, e-mailadres en de inhoud van de e-mail |
| Onze zakelijke e-mail, en met je toestemming Google Analytics en Google Ads | E-mails die je ons stuurt; met toestemming ook gegevens over je bezoek en advertentieklikken | |
| Meta (WhatsApp, Facebook, Instagram) | Als je ons een WhatsApp-bericht stuurt, en met je toestemming de Meta-pixel om advertenties te meten | Telefoonnummer en berichten; met toestemming ook gegevens over je bezoek en een versleutelde (gehashte) versie van je e-mailadres en telefoonnummer bij een aanvraag |
| Anthropic | AI-hulp bij het beantwoorden van je berichten en bij het vertalen van je ontwerpwensen naar het Engels voor onze ontwerper | Je berichten, wensen en bedrijfsnaam |
| Onze ontwerper | Je logo natekenen als LED-ontwerp | Logo, tekst, wensen en bedrijfsnaam. Geen contactgegevens |
| Onze producent | Je sign maken en naar je versturen | Ontwerp, naam, bezorgadres en telefoonnummer |
| DHL | Bezorging | Naam, bezorgadres en telefoonnummer |
| Betaaldienstverlener | Je betaling via de betaallink | Naam, bedrag en betaalgegevens |
| Jortt | Boekhouding en facturen | Factuurgegevens |
Soms moeten we gegevens delen omdat de wet dat vereist, bijvoorbeeld met de Belastingdienst.
5. Gegevens buiten de Europese Unie
Een deel van onze partners zit buiten de EU:
- Vercel, Resend, Google, Meta en Anthropic zitten (ook) in de Verenigde Staten. Die doorgifte gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
- Onze ontwerper werkt vanuit India. Hij krijgt alleen je logo, je wensen en je bedrijfsnaam, geen contactgegevens.
- Onze producent zit in China en verstuurt je sign rechtstreeks. Daarvoor heeft hij je naam, bezorgadres en telefoonnummer nodig. Deze doorgifte is noodzakelijk om je bestelling uit te voeren (artikel 49 lid 1 sub b AVG). We geven niet meer door dan nodig is voor de verzending.
6. Hoe lang we je gegevens bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Aanvraagformulier dat je niet verstuurde | 30 dagen |
| Aanvraag waar geen bestelling uit volgt | 12 maanden na het laatste contact |
| Bestel- en klantgegevens | Zolang de garantie loopt, en daarna zolang de fiscale bewaarplicht geldt |
| Facturen en administratie | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht) |
| Logo- en ontwerpbestanden | Tot 2 jaar na levering, zodat we je sign kunnen nabestellen of repareren |
| Technische gegevens van de website | Maximaal 30 dagen, tenzij nodig voor onderzoek naar misbruik |
| Herkomst van je aanvraag | Net zo lang als je aanvraag of bestelling |
| Statistieken in Google Analytics | Maximaal 14 maanden |
7. Cookies en meten
We willen weten welke pagina's en advertenties werken. Daarvoor vragen we bij je eerste bezoek om toestemming. Kies je voor "Alleen noodzakelijk", dan laden we niets van Google of Meta.
| Soort | Wat | Toestemming nodig? |
|---|---|---|
| Noodzakelijk | Je cookiekeuze (12 maanden) en de herkomst van dit bezoek, zoals de campagne waarmee je binnenkwam (alleen tijdens dit bezoek). Dit staat in de opslag van je browser, niet bij Google of Meta. | Nee |
| Statistieken | Google Analytics: welke pagina's bezoekers bekijken en hoe ze de site gebruiken. We delen deze gegevens niet voor andere doelen en zetten Google Signals uit. | Ja |
| Advertenties | Google Ads en de Meta-pixel: meten of een klik op een advertentie tot een aanvraag leidt. Bij een aanvraag geven we dat ook vanaf onze server door aan Meta, met een versleutelde (gehashte) versie van je e-mailadres en telefoonnummer. | Ja |
Je kunt je keuze altijd aanpassen of intrekken via Cookie-instellingen onderaan elke pagina. Trek je je toestemming in, dan halen we de cookies van Google en Meta op deze website weg. Klik je naar Instagram, WhatsApp of Google Maps, dan gelden de regels van die partijen.
8. Beveiliging
We beveiligen je gegevens met passende maatregelen: een versleutelde verbinding (https), toegang alleen voor wie het nodig heeft, beveiligde accounts en betrouwbare leveranciers. Denk je dat er iets mis is gegaan met je gegevens? Laat het ons direct weten via info@neonflowz.nl.
9. Je rechten
Je mag ons altijd vragen om:
- je gegevens in te zien;
- onjuiste gegevens te verbeteren;
- je gegevens te verwijderen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren;
- het gebruik van je gegevens te beperken;
- je gegevens over te dragen in een gangbaar bestandsformaat;
- te stoppen met een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, zoals het tonen van een foto van je sign.
Stuur je verzoek naar info@neonflowz.nl. We reageren binnen een maand. Soms vragen we je om te bevestigen wie je bent, zodat we gegevens niet aan de verkeerde persoon geven.
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We horen het natuurlijk graag eerst zelf.
10. Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als onze werkwijze of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.
